- Utilizar el correo electrónico institucional con responsabilidad. No emplearlo para fines ilícitos o contrarios al motivo que generó la creación de la cuenta en la Universidad.
- Asegurar que la contraseña de ingreso a la cuenta de correo electrónico tenga cierta complejidad (más de 8 caracteres, números, letras) y cambiarla periódicamente: debe conocerla sólo el titular de la cuenta.
- Analizar si el correo electrónico es el medio adecuado para la comunicación que desea realizar o si hay otro medio de comunicación más apropiado: entrevista personal, teléfono, etc.
- Evitar abrir correos electrónicos masivos y de remitentes desconocidos, en especial si están escritos en otros idiomas, si tienen archivos adjuntos, o si no están escritos en texto plano sin formato.
No hacer click en direcciones de internet, vínculos o imágenes incluídas en estos correos.
Evitar responder este tipo de correos electrónicos.
- Eliminar correos electrónicos recibidos que tengan un claro contenido publicitario masivo no solicitado, particularmente aquellos que tengan adjuntos o estén escritos en HTML o utilicen texto con formato (negritas, cursiva, etc).
Marcar como "SPAM" los mensajes que según su propio criterio personal sean "correo basura" o "correo no deseado". Evitar responder este tipo de correos electrónicos.
- Revisar el contenido de un correo electrónico recibido antes de re-enviarlo a otros destinatarios: puede contener información sensible, o información que el remitente original podría no querer difundir.
- Redactar nuevos mensajes de correo de manera concisa, en minúsculas; cuidar la ortografía y la gramática.
En el "Asunto" o "Título" del mensaje, escribir textos descriptivos del contenido del mensaje, en minúsculas.
Siempre que sea posible, enviar archivos adjuntos en algún formato estándar (ej. .pdf) y no en un formatos propietarios (ej. Microsoft Word).
Usar sólo letras y números para los nombres de los archivos adjuntos: no use espacios, letra ñ, caracteres acentuados, caracteres especiales. Ciertos software de correo electrónico pueden presentan inconvenientes en el destinatario
- No divulgar datos sensibles por correo electrónico: nombres de usuario y contraseñas, datos personales, claves bancarias, etc.
Evitar responder correos electrónicos que soliciten información personal, especialmente si el solicitante es desconocido o anónimo.
- Enviar correos electrónicos sólo a las personas directamente involucradas en el tema.
Cuando sea necesario enviar un mensaje a más de un destinatario o cuando los destinatarios no se conozcan entre sí, utilizar los campos "con copia oculta". Esto evita difundir direcciones de correo electrónico sin el consentimiento del titular de la cuenta y ayuda evitar el spam.
- Revisar el mensaje de correo electrónico en forma completa antes de enviarlo: controlar destinatario, texto del mensaje, archivos adjuntos, etc.
- Enviar correos electrónicos en texto plano (sin formato de tipo de letra, negritas, colores, etc) toda vez que sea posible: considerar que el servicio de correo electrónico del destinatario se gestiona con software diferente.
- Evitar el envío de correos electrónicos en forma masiva, especialmente con propaganda, publicidad o noticias, no solicitadas o no deseadas por el destinatario.
- Limpiar regularmente (una vez al mes, como mínimo) la bandeja de entrada, elementos enviados y elementos eliminados, eliminado correos electrónicos innecesarios.
- Utilizar "Filtros" y "Reglas" para administrar mejor los mensajes enviados y recibidos.
- Evitar el uso de "respuestas automáticas" de los servicios de correo.
- Al reportar un inconveniente, tenga en cuenta que siempre es mucho mas liviano Copiar directamente el texto y enviarlo como Texto plano que una enviar una imagen con la captura de Pantalla de ese Texto.
